Mengenal Software Point of Sales dalam Dunia Perhotelan

StockSnap_RFO9YKFFFM

Dunia perhotelan dalam beberapa tahun ini benar-benar berkembang dengan pesat. Tidak hanya dari segi pelayanan, perkembangan juga terjadi dari segi strategi marketing dan bisnis. Jika beberapa tahun yang lalu kegiatan promosi hanya dapat dilaksanakan melalui iklan di media cetak dan televisi, kini hotel juga dapat berpromosi melalui media sosial. Dari segi pelayanan pun banyak hal yang berubah. Jika dulu kegiatan reservasi di hotel dapat dilakukan dengan buku catatan, software point of sales kini sudah menjadi hal yang penting dalam dunia hotel. Hal ini memperlihatkan bahwa teknologi sudah banyak mengubah wajah dunia perhotelan itu sendiri.

Namun apa sebenarnya software point of sales itu sendiri? Meskipun perannya cukup penting dalam dunia perhotelan modern, belum banyak hotelier yang memahami sistem ini. Jika Anda ingin memahami lebih dalam mengenai software point of sales, berikut Caption akan memberikan beberapa poin penting yang dapat memberi Anda gambaran.

Apa itu software point of sales?

Secara sederhana, point of sales sendiri adalah sistem yang biasa digunakan pada mesin kasir. Dalam bisnis apapun, kegiatan di kasir memang elemen penting dalam menjalankan bisnis itu sendiri, bukan? Hal ini juga terjadi pada industri perhotelan. Software point of sales pada hotel biasanya digunakan untuk menangani reservasi dan segala hal yang berhubungan dengan transaksi. Tidak hanya dalam bentuk software, beberapa perusahaan juga mengembangkan aplikasi point of sales yang dapat diakses dari smartphone Anda.

Tidak hanya transaksi saja, beberapa software pos (point of sales) juga didesain untuk memiliki kemampuan lebih dari itu. Faktor kepraktisan membuat beberapa perusahaan mengembangkan software pos yang juga merangkap sebagai channel manager hotel. Hal ini tentu akan semakin memudahkan pengelolaan hotel, karena reservasi dari berbagai OTA (online travel agent) akan langsung tercatat dalam sistem pos yang ada di front office hotel Anda.

Mengapa Sistem POS penting untuk hotel Anda?

Beradaptasi dengan teknologi

Perkembangan teknologi yang pesat membuat operasional hotel menjadi lebih dinamis daripada dahulu. Jika dahulu Anda hanya perlu mencatat semua reservasi di buku catatan, hal tersebut akan lebih sulit untuk diaplikasikan pada masa sekarang. Jumlah tamu yang semakin banyak tentunya akan membuat Anda kerepotan untuk mencatat satu per satu tamu yang masuk. Zaman yang serba digital tentu harus dibarengi dengan perkembangan pada operasional hotel Anda pula, bukan? Inilah mengapa software pos menjadi penting dalam pengelolaan hotel Anda. Terlebih jika hotel di sekitar Anda sudah beradaptasi dengan teknologi, apakah Anda ingin terus menerus berada di belakang?

Proses operasional yang cepat

Dinamika pada dunia teknologi tidak hanya berpengaruh pada bisnis Anda secara finansial. Hal ini juga berlaku pada tamu Anda. Jika dulu mereka mungkin mau menunggu waktu check in yang lama karena semua dilakukan secara manual, kini hal itu tidak mungkin terjadi. Setiap orang menganggap waktu sebagai sesuatu yang berharga. Hal ini membuat proses check in dan pelayanan yang cepat di hotel menjadi elemen yang sangat penting. Inilah mengapa sistem pos (point of sales) yang mumpuni sangat diperlukan bagi hotel Anda. Sistem pos akan membantu Anda mencatat data tamu dengan lebih cepat dan akurat. Semua bisa dilakukan tanpa perlu repot menulis di buku. Hal ini tentu akan menciptakan pengalaman menginap yang lebih memuaskan, bukan?

Mudah dan praktis

Selain karena tamu modern perlu pelayanan yang cepat dan cekatan, berkembangnya jalur distribusi hotel juga berpengaruh pada pentingnya sistem hotel bagi hotel modern. Jika dahulu distribusi hotel hanya melalui walk-in dan telepon, kini jalur distribusi hotel menjadi kian beragam. Distribusi melalui berbagai OTA yang mendominasi penjualan hotel secara modern. Untunglah beberapa perusahaan kemudian melihat hal ini sebagai masalah dan mendesain sistem pos yang terintegrasi dengan channel manager. Pekerjaan besar untuk meng-update inventory pun bisa dilakukan dengan sekali klik saja. Bayangkan jika Anda tergabung dengan beberapa OTA sekaligus dan Anda tidak mempunyai software hotel yang mumpuni! Hal ini tentu akan sangat merepotkan karena Anda harus meng-update inventory di masing-masing dashboard OTA setiap kali ada reservasi baru.

Mengurangi resiko human error

Operasional hotel secara manual memang riskan dengan kesalahan-kesalahan yang dibuat oleh manusia. Human error adalah resiko yang umum saat mengelola hotel secara manual. Hal tersebut bisa berupa salah menulis harga pada kwitansi, salah menulis nama tamu, dan sebagainya. Kesalahan-kesalahan tersebut bisa dihindari dengan menggunakan software pos yang mumpuni. Seperti yang kita tahu, sistem digital membuat segala hal menjadi lebih mudah. Selain mudah, resiko kesalahan pun juga semakin rendah karena semua dilakukan oleh sistem komputer. Sistem yang terkomputerisasi tentunya juga akan membuat resiko kecurangan menjadi lebih rendah pula karena semua sifatnya transparan dan dapat dilihat secara real-time.

software point of salesSoftware POS seperti apa yang baik untuk hotel Anda?

Lalu software pos seperti apa yang sebaiknya Anda miliki? Karakteristik seperti apa saja yang harus dimiliki oleh sistem pos pada hotel Anda? Berikut Caption merangkum beberapa poin penting yang wajib ada pada sistem pos Anda:

Desain yang sederhana dan tidak membingungkan

Hal pertama yang sangat penting pada sebuah software point of sales adalah desain. Desain software pos Anda harus sederhana dan tidak membingungkan. Hal ini penting karena pengguna utama sistem pos nantinya adalah para staf front office di hotel Anda. Desain yang rumit dan membingungkan tentu akan menyulitkan mereka dalam menggunakan software itu sendiri. Jika demikian, tujuan utama software pos untuk membantu operasional hotel menjadi lebih mudah tentunya akan sulit tercapai.

Fungsionalitas yang lengkap

Karakteristik selanjutnya yang tidak kalah penting adalah fungsi dari software pos itu sendiri. Suatu sistem pos yang baik harus memiliki fungsionalitas yang lengkap. Tidak hanya berfungsi untuk mencatat detail reservasi, alangkah baiknya jika sistem pos Anda juga dilengkapi dengan kemampuan untuk mengelola transaksi pembayaran. Jika demikian, segala kegiatan operasional hotel dapat dikelola dengan satu sistem saja dan tidak perlu repot berganti-ganti software untuk setiap keperluan yang berbeda.

Sistem yang terintegrasi

Hal lain yang tidak kalah penting adalah kemampuan sistem pos Anda untuk terintegrasi dengan sistem lainnya. Sebagai suatu sistem hotel, software pos Anda harus mampu berintegrasi dengan elemen-elemen lain dalam bisnis hotel itu sendiri, salah satunya adalah terintegrasi dengan channel manager. Integrasi dengan channel manager hotel tentunya akan menyederhanakan pekerjaan staf Anda karena mereka tidak perlu memasukkan data reservasi dari OTA secara manual.

Aksesibilitas yang luas

Jika software pos Anda sudah memiliki semua karakteristik di atas, penting pula untuk melihat apakah ia memiliki aksesibilitas yang lengkap. Kemampuan untuk dapat diakses dari berbagai macam gadget adalah penting agar penggunaan software itu sendiri juga semakin mudah. Aplikasi pos yang dapat diakses dari smartphone dapat menjadi pertimbangan bagi Anda karena itu berarti bahwa mengelola bisnis hotel dapat Anda lakukan tanpa harus berkutat di depan layar komputer.

Harga yang terjangkau

Hal terakhir yang juga sangat penting tentunya adalah masalah harga. Software pos yang baik tentu tidak boleh terlalu membebani anggaran operasional hotel Anda. Tujuan utama dari memiliki suatu sistem pos pada hotel Anda adalah untuk memudahkan operasional hotel; bukan untuk membebani Anda dengan harga yang mahal. Anda tentu akan berpikir dua kali untuk membeli software pos yang berharga sangat mahal, bukan? Maka dari itu, penting untuk menyesuaikan harga sistem pos Anda dengan kemampuan hotel Anda.

Dari paparan di atas, kita bisa melihat bahwa software point of sales adalah hal yang tidak dapat dipisahkan dari pengelolaan hotel modern. Fungsinya yang sangat menunjang operasional hotel sehari-hari tentu akan memudahkan dalam mengelola hotel Anda. Namun demikian, keputusan tentu ada di tangan Anda. Ada baiknya Anda melihat kembali ke dalam internal hotel Anda dan mengevaluasi kebutuhan sistem pos pada hotel Anda.

Kontak kami untuk booking engine dan website hotel gratis, hari ini.
https://goo.gl/Ia1kGy

0 Comments

Leave A Comment

Your email address will not be published.